Onboard là gì? Quy trình Onboarding cho nhân viên mới

Hiện nay có rất nhiều doanh nghiệp chú trọng vào quá trình Onboarding cho nhân viên ngay cả khi nhân viên của họ còn không nắm rõ Onboard là gì. Bài viết dưới đây của Mua Bán sẽ giúp bạn hiểu rõ về khái niệm và quá trình Onboarding trong một tổ chức. Bài viết sẽ đề cập đến các thành phần quan trọng của quá trình này, từ việc giới thiệu văn hóa tổ chức, công việc, đến việc cung cấp hướng dẫn và hỗ trợ cho nhân viên mới. Cùng tìm hiểu kỹ hơn qua bài viết dưới đây nhé!

1. Onboard nghĩa là gì?

Onboard là quá trình giới thiệu và đào tạo nhân viên mới. Đây là quá trình không thể thiếu trong việc tuyển dụng cũng như đào tạo nhân sự mới cho doanh nghiệp. Quá trình này giúp nhân viên mới cảm thấy tự tin hơn, dễ dàng hòa nhập với môi trường làm việc mới; đồng thời cung cấp các kỹ năng và kiến thức cần thiết để phục vụ cho công việc trong tương lai.

Nhờ quá trình này, nhân viên mới sẽ có thể học được nhiều kiến thức, kỹ năng, cách ứng xử và giao tiếp trong môi trường làm việc. Nếu nhân viên mới có thể nhanh chóng hòa nhập với môi trường làm việc thì hiệu suất công việc sẽ được nâng cao cũng như đóng góp đáng kể cho sự phát triển của doanh nghiệp.

2. Những lợi ích của quy trình Onboarding đối với doanh nghiệp

Quy trình Onboarding đóng một vai trò không thể thiếu trong việc tuyển dụng nhân tài cho mọi doanh nghiệp. Bởi đây là bước khởi đầu quan trọng khi chào đón nhân viên mới, giúp doanh nghiệp nhận thức được thái độ và tinh thần làm việc của nhân viên mới nói riêng và của toàn công ty nói chung.

• Tiết kiệm thời gian và chi phí đào tạo

Sự hướng dẫn và đào tạo đầy đủ sẽ giúp nhân viên mới thích nghi và nắm rõ công việc một cách dễ dàng hơn. Thực hiện quá trình Onboarding đầy đủ sẽ giúp nhân viên mới tìm hiểu công việc nhanh chóng và giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian cũng như giảm thiểu chi phí đào tạo.

Ngoài ra, MuaBan.net luôn cập nhật tin đăng việc làm mới nhất bạn có thể tham khảo:

• Gắn kết nhân viên cũ và nhân viên mới

Onboarding không chỉ giúp nhân viên mới làm quen với công việc mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc giúp họ hòa nhập nhanh chóng với nhân viên cũ. Điều này giúp thu hẹp khoảng cách về trình độ giữa nhân sự cũ và mới nhằm tạo ra một quy trình làm việc đồng nhất. Quy trình này được xem như một chiếc cầu nối giúp loại bỏ bất kỳ sự bỡ ngỡ hay ngại ngùng nào mà nhân viên mới có thể gặp phải.

• Đồng bộ quy trình tuyển dụng và đào tạo

Onboarding có thể được coi là một bước gạch nối quan trọng giữa quá trình tuyển dụng và đào tạo. Khi được thực hiện tốt, Onboarding sẽ tạo ra một quy trình liên tục và thống nhất, từ việc tuyển dụng đến đào tạo. Đây là một giai đoạn đặc biệt quan trọng trong việc giữ chân nhân tài trong doanh nghiệp, giúp giảm thiểu tỷ lệ nhân viên nghỉ việc trong giai đoạn đầu.

Đọc thêm: Công Sở Là Gì? Quy Định Thông Thường Tại Công Sở Nhà Nước

3. Quy trình Onboarding chuẩn bạn cần biết

Mỗi doanh nghiệp sẽ có một quy trình Onboarding khác nhau trong quá trình tuyển dụng, tùy vào quy mô và phương pháp vận hành của chính doanh nghiệp đó. Một số tổ chức lớn có cả một đội ngũ nhân sự chuyên đào tạo để giúp nhân viên mới hòa nhập với môi trường làm việc. Vậy nên, quy trình Onboard là gì? Cùng Mua Bán khám phá 3 bước trong quy trình Onboarding dưới đây:

3.1 Pre-Onboarding

Trước khi chào đón nhân viên mới, phòng nhân sự sẽ chuẩn bị một số thứ cần thiết để tạo môi trường làm việc thân thiện và thoải mái cho họ. Những việc cần chuẩn bị bao gồm:

• Chuẩn bị sổ tay công ty và bút ghi chú.
• Chuẩn bị đồng phục công ty theo số đo của nhân viên mới.
• Chuẩn bị thông tin về công việc, môi trường làm việc và văn hóa doanh nghiệp cho nhân viên mới.
• Kiểm tra chỗ ngồi, đồ dùng và trang thiết bị cần thiết cho nhân viên mới.

Những công việc trên sẽ tạo ấn tượng tốt đẹp và khiến nhân viên mới cảm thấy quý mến đồng nghiệp cũng như công ty nhiều hơn.

3.2 Ngày đầu nhận việc

Ngày đầu tiên đi làm là một ngày quan trọng để tạo ấn tượng ban đầu cho nhân viên mới. Ở thời điểm này, công việc không phải là yếu tố quan trọng nhất. Bắt đầu bằng một tour quanh văn phòng để giới thiệu các phòng ban và các thành viên quan trọng trong doanh nghiệp. Khi kết thúc việc thăm quan văn phòng, nhân viên mới sẽ đến bộ phận mình sẽ làm việc để chào hỏi và làm quen với đồng nghiệp cùng phòng ban.

Tiếp đó, nhân viên mới sẽ được giới thiệu về quy chế chung, hệ thống lương thưởng, phụ cấp, và tiến hành ký hợp đồng và hoàn thiện hồ sơ nhân viên. Sau khi hoàn thành hai bước trên, nhân viên mới sẽ được bàn giao các công cụ, tài khoản, phần mềm hỗ trợ và làm quen với chúng. Trưởng bộ phận sẽ gặp gỡ và trao đổi với nhân viên mới để hiểu rõ mong muốn, nguyện vọng cũng như làm rõ nhiệm vụ công việc của họ.

Cuối ngày làm việc đầu tiên, có thể tổ chức một buổi tiệc nhỏ, ngọt ngào để nhân viên mới có cơ hội làm quen và giao lưu với mọi người trong phòng ban. Bên cạnh đó, HR sẽ đăng một bài viết trên nhóm hoặc kênh nội bộ của công ty để giới thiệu về nhân viên mới. Điều này giúp tạo cảm giác rằng nhân viên mới đã trở thành một phần của gia đình trong công ty. Môi trường vui vẻ và thoải mái là điều rất quan trọng trong ngày làm việc đầu tiên.

3.3 Thời gian sau khi nhận việc

Thường có những công ty bỏ rơi nhân viên sau khi họ đã gia nhập. Tuy nhiên các doanh nghiệp nên tránh phạm phải sai lầm này để giảm tỷ lệ nghỉ việc của nhân viên mới. Những buổi đào tạo kết hợp với trao đổi ý tưởng lại rất quan trọng trong giai đoạn này. Nhân viên mới đã được trang bị đầy đủ những kiến thức cần thiết thì chắc chắn họ sẽ có những ý tưởng mới để hoàn thiện công việc và tăng cường hiệu suất làm việc; từ đó góp phần thúc đẩy phát triển kinh doanh mạnh mẽ.

Việc đào tạo và liên tục quan tâm, hỏi han nhân viên giúp họ trở nên có trách nhiệm và yêu thích công việc. Hãy tưởng tượng nếu bạn gia nhập vào một môi trường mới và có những người bạn đồng hành luôn quan tâm và hỗ trợ thì chắc chắn bạn sẽ muốn làm việc tốt nhất có thể để không làm họ thất vọng.

4. Một số điều cần chú ý về quy trình Onboarding

Quá trình Onboarding có thể trở dễ dàng hoặc khó khăn tùy thuộc vào việc doanh nghiệp có nắm vững những lưu ý sau hay không:

• Thời gian để hoàn thành quá trình onboarding.
• Cung cấp đầy đủ thông tin về doanh nghiệp và văn hóa của doanh nghiệp.
• Vai trò quan trọng của bộ phận nhân sự trong quá trình onboarding.
• Thiết lập mục tiêu rõ ràng cho nhân viên mới.
• Cách tạo ấn tượng tốt đối với nhân viên mới.

Đừng bỏ lỡ: Recruiter là gì? Làm thế nào để trở thành một nhà tuyển dụng giỏi?

5. Những bí quyết giúp quy trình Onboarding hiệu quả

Khi hiểu được ý nghĩa của Onboarding, chúng ta sẽ nhận ra rằng nó không chỉ là một quá trình diễn ra trong một hoặc hai ngày. Ngoài việc giới thiệu các thành viên cũ, thành viên mới và nhiệm vụ cần thực hiện, dưới đây là một số biện pháp giúp quá trình Onboarding trở nên hiệu quả hơn.

5.1 Chào đón nhân viên mới bằng nhiều hình thức khác nhau

Thay vì chỉ đưa nhân viên mới đến giới thiệu trước mặt mọi người, hãy thay đổi cách làm và tạo ấn tượng đặc biệt bằng những phương thức đa dạng hơn. Nếu như chỉ dừng lại ở việc giới thiệu rồi mọi người quay lại chỗ của họ và tiếp tục làm việc thì việc chào đón nhân viên mới sẽ trở nên nhàm chán.

Vì vậy, nên chuẩn bị một số đồ ăn, đồ uống hoặc quà tặng để tạo cơ hội cho mọi người tương tác dễ dàng hơn. Sau đó, HR có thể tổ chức một bữa ăn trưa để tất cả mọi người đi ăn cùng nhau, từ đó tăng cường sự đoàn kết trong doanh nghiệp.

5.2 Đào tạo bài bản cho nhân viên mới

Việc đào tạo toàn diện trong quá trình Onboarding sẽ giúp nhân viên hòa nhập với môi trường công ty nhanh hơn. Họ có thể hiểu rõ văn hóa doanh nghiệp và áp dụng những kiến thức này để mang lại hiệu suất làm việc cao hơn. Điều này không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể chi phí đào tạo mà còn làm giảm tỷ lệ nghỉ việc.

Bên cạnh đó, việc thông báo về sự xuất hiện của nhân viên mới thông qua các kênh truyền thông nội bộ như bảng tin, email cũng là một cách để thể hiện sự tôn trọng và đảm bảo rằng các nhân viên cũ đều được thông tin về sự hiện diện của nhân viên mới. Thông tin này nên bao gồm các chi tiết cá nhân và hình ảnh chức vụ của nhân viên mới để tất cả mọi người trong công ty đều có thể biết đến.

5.3 Xây dựng kế hoạch phát triển trong tương lại cho nhân viên mới

Mỗi nhân viên mới khi gia nhập một doanh nghiệp đều có nhu cầu muốn xây dựng một lộ trình rõ ràng về sự nghiệp tương lai của mình. Trong quá trình Onboarding, điều quan trọng là doanh nghiệp nắm bắt nhu cầu và mục tiêu nghề nghiệp của nhân viên để có thể xây dựng một kế hoạch đào tạo chính xác nhất. Mỗi nhân viên đều có những điểm mạnh và yếu khác nhau; vậy nên, việc hiểu rõ các điểm mạnh, yếu đồng thời cung cấp cho họ những gì họ cần sẽ làm tăng năng suất công việc một cách đáng kể.

Hy vọng qua bài viết, các bạn độc giả có thể hiểu Onboard là gì. Đây là quá trình giúp nhân viên mới hòa nhập và hiểu rõ văn hóa, quy trình làm việc của một tổ chức. Qua việc cung cấp thông tin, đào tạo và hỗ trợ, quá trình Onboarding giúp xây dựng một môi trường làm việc tốt, tạo điều kiện để nhân viên thể hiện tốt năng lực và đóng góp vào sự phát triển của công ty. Nếu bạn đang tìm việc làm thì đừng quên truy cập Muaban.net để cập nhật những thông tin việc làm mới nhất nhé! 

Tìm hiểu thêm: 

• Job Offer Là Gì? 6 Cách Giúp Bạn Tìm Ra Offer “Xịn” Nhất
• Co-founder là gì? Sự khác biệt giữa Founder và Co-founder
• Tập Đoàn Là Gì? Những Điều Kiện Đăng Ký, Thành Lập Một Tập Đoàn